Gestionar un hotel implica tomar decisiones constantes, muchas de ellas relacionadas con el precio. Saber cuánto cobrar por una habitación en cada momento no es solo una cuestión de intuición o de seguir lo que hace la competencia. Es ahí donde entra en juego el revenue management.
Aunque el término pueda sonar complejo, su esencia es bastante simple: se trata de optimizar los ingresos del hotel tomando decisiones estratégicas sobre precios y disponibilidad.
En este artículo abordaremos qué significa realmente aplicar revenue management en la práctica, por qué puede marcar una diferencia significativa en la rentabilidad de un hotel —sin importar su tamaño— y cómo empezar a aplicarlo de forma progresiva, sin necesidad de recurrir a herramientas complicadas o inversiones inasumibles.
¿Qué es exactamente el revenue management?
En términos sencillos, el revenue management consiste en vender la habitación adecuada, al cliente adecuado, en el momento adecuado y al precio adecuado. Es una disciplina que combina análisis de datos, comportamiento del cliente y estrategia comercial para maximizar los ingresos disponibles.
La diferencia con una simple gestión de tarifas está en el enfoque: no se trata de poner precios “más altos en temporada alta y más bajos en temporada baja”, sino de entender cómo se comporta la demanda, qué variables afectan la ocupación y cómo ajustar la estrategia en función de ello.
Tampoco es sinónimo de aplicar descuentos de forma constante. De hecho, una buena gestión de ingresos muchas veces implica saber cuándo no bajar el precio, y cuándo mantenerlo incluso con menor ocupación, porque las condiciones así lo justifican.
Un punto importante: el revenue management no es exclusivo de los grandes hoteles. Cualquier alojamiento, incluso con pocas habitaciones, puede beneficiarse de una estructura tarifaria más inteligente, basada en datos reales y no solo en la intuición.
¿Cómo empezar a aplicar revenue management sin morir en el intento?
Implementar una estrategia de revenue management no requiere empezar desde cero ni adoptar herramientas complejas desde el primer día. A menudo, los primeros pasos tienen más que ver con observar, analizar y estructurar mejor lo que ya se está haciendo.
1. Conoce bien tus costos y márgenes
Antes de ajustar precios o pensar en promociones, es fundamental saber cuánto cuesta realmente operar una habitación. No solo hablamos del precio de limpieza o lavandería, sino de los costos generales del establecimiento, desde suministros hasta personal y mantenimiento.
Este punto es crítico porque si no se conoce el umbral de rentabilidad, es fácil caer en estrategias de precios que generan ocupación pero erosionan los márgenes. A veces, una tarifa que parece competitiva termina siendo insostenible cuando se analizan los costes con más detalle.
2. Observa tu demanda real, no solo el calendario
Muchos hoteles siguen utilizando una estructura de tarifas basada únicamente en temporadas fijas: alta, media y baja. Pero la demanda no siempre se comporta así. Puede haber fines de semana con picos inesperados, eventos locales que elevan la ocupación en fechas tradicionalmente bajas, o festivos que no afectan a todos por igual.
Aplicar revenue management implica analizar los patrones reales de tu establecimiento: cuándo reservas más, con cuánta antelación, en qué días se concentran las búsquedas, cuándo se cancelan más reservas, etc.
3. Analiza a tu competencia
Comparar tus tarifas con las de otros hoteles cercanos puede ser útil, pero solo si se hace con criterio. No se trata de copiar precios, sino de entender en qué contexto se están moviendo los demás.
Un hotel puede tener una tarifa más alta porque incluye desayuno, tiene mejor ubicación o trabaja con un perfil de huésped diferente. Copiar ese precio sin considerar esas diferencias puede generar desajustes o perder oportunidades.
4. Segmenta: no todos tus huéspedes buscan lo mismo
Segmentar significa crear tarifas diferenciadas según el tipo de cliente, el canal, el momento de la reserva o la duración de la estancia. Por ejemplo:
- Tarifas especiales para estancias largas.
- Precios más ajustados para reservas anticipadas.
- Condiciones distintas según si es un cliente recurrente o nuevo.
No todos los huéspedes tienen las mismas prioridades ni reaccionan igual frente al precio. Un cliente que reserva con antelación para una escapada en pareja no tiene el mismo comportamiento que alguien que reserva por trabajo con 24 horas de anticipación. Tampoco es lo mismo una reserva directa que una a través de una OTA (plataforma online), donde ya pagas una comisión.
5. Sé flexible: la tarifa no tiene por qué ser siempre igual
Aplicar revenue management no significa cambiar los precios todos los días, pero sí estar dispuesto a hacerlo cuando los datos lo justifiquen. Un pico de demanda inesperado, una cancelación masiva en otro alojamiento cercano, un evento local que aún no estaba previsto… son situaciones que deberían activar ajustes puntuales.
Ahora bien, la flexibilidad debe tener un marco. Cambiar precios sin criterio puede confundir a los clientes o, peor, generar desconfianza. Lo ideal es contar con una política clara de revisión tarifaria, ya sea semanal, quincenal o con base en determinadas alertas internas.
¿Hace falta usar herramientas para aplicar revenue management?
Cuando se habla de revenue management, muchas veces se piensa en programas sofisticados, grandes volúmenes de datos y sistemas automáticos de pricing. Y sí, existen herramientas muy avanzadas que cumplen esa función, pero eso no significa que sea imprescindible contar con ellas para empezar.
Muchos hoteles pequeños aplican revenue management de forma efectiva con métodos sencillos, combinando observación, datos básicos y algunas rutinas bien organizadas. A continuación, te compartimos tres formas prácticas de implementar esta estrategia sin complicarte demasiado:
1. Crea una hoja de control de ocupación e ingresos por tipo de habitación
Usa una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets o similar) donde puedas registrar, al menos:
- La ocupación diaria.
- El tipo de habitación reservada.
- El precio medio de la venta (ADR).
- El canal por el que se hizo la reserva.
Este simple registro, actualizado a diario o cada dos días, te permitirá detectar patrones, prever momentos de alta o baja demanda y tomar decisiones más informadas.
2. Define bloques de tarifas con márgenes preestablecidos
No hace falta cambiar los precios todos los días, pero sí tener niveles tarifarios listos para diferentes escenarios. Por ejemplo:
- Tarifa base: cuando la ocupación es normal.
- Tarifa reducida: para periodos flojos o promociones específicas.
- Tarifa máxima: para fechas de alta demanda confirmada.
Así evitas improvisar y puedes actuar con rapidez ante cambios del mercado.
3. Apóyate en el motor de reservas de tu web o channel manager (si lo tienes)
Algunas herramientas que ya usas (como el PMS o el motor de reservas de tu web) pueden tener funciones básicas de revenue management que quizás no estás aprovechando:
- Notificaciones cuando sube la demanda en ciertas fechas
- Comparativas de precios con tu competencia.
- Estadísticas de ocupación histórica.
No hace falta contratar una herramienta nueva si puedes sacar más partido a lo que ya tienes.
Y si más adelante el volumen de reservas o el dinamismo del mercado lo requiere, puedes considerar implementar herramientas como:
- RMS básicos (PriceLabs, RoomPriceGenie, etc.) para automatizar ajustes.
- Sistemas que integren datos de competencia y predicciones de demanda.
Pero si estás empezando, el foco debería estar en ordenar bien tus datos, crear rutinas de análisis simple y ajustar precios con lógica. Esa es, en esencia, la base del revenue management.
No se trata de cambiar todo, sino de empezar a mirar distinto
Aplicar revenue management no requiere transformar por completo la forma en la que gestionas tu hotel. A veces, basta con empezar a prestar atención a lo que ya está ocurriendo: cómo se comportan las reservas, qué fechas se llenan sin esfuerzo, dónde pierdes margen sin darte cuenta.
Es más una cuestión de enfoque que de complejidad técnica. No se trata de tener el mejor sistema, sino de tomar decisiones con más criterio. Y para eso, no hace falta esperar a tener el hotel lleno o un equipo especializado. Se puede empezar con un registro sencillo, algunas rutinas claras y la voluntad de ajustar cuando sea necesario.
Al final, el revenue management no es una solución mágica, pero sí una herramienta poderosa para que tu hotel sea más rentable sin necesidad de crecer en tamaño.
